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Giovedì 23 Novembre 2017
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La Biblioteca oggi: gestione dei servizi e gestione delle collezioni

La Biblioteca umanistica “Giorgio Aprea” attualmente è la più grande e rilevante biblioteca pubblica di ricerca nella vasta area compresa fra Roma e Napoli: sia per l’estensione del suo patrimonio (90.000 volumi e 735 riviste), sia per il suo bacino di utenza (che interessa ben quattro diverse regioni: Lazio, Campania, Abruzzo, Molise), sia per l’ampia gamma di servizi che essa offre gratuitamente all’utenza (Reference library di base e specializzato; Document Delivery e ILL <circa 700-800 transazioni annue>; Prestito locale <circa 60-80 transazioni giornaliere>; Consultazioni in sede <circa 70-100 presenze giornaliere>; Accessi a numerosi pacchetti di risorse elettroniche). Per tale motivo essa è stata negli anni scelta dagli eredi di prestigiosi studiosi come sede cui donare i preziosi fondi librari dei loro congiunti: una peculiarità che rende unica la nostra struttura rispetto alla gran parte delle biblioteche universitarie di ricerca comparabili. Per migliorare la qualità dei servizi di base offerti all’utenza -in termini di efficienza ed efficacia-, al contempo snellire e semplificare il più possibile le modalità e le procedure di lavoro del personale e dare sempre maggiore visibilità alle varie collezioni che caratterizzano la nostra struttura, la Direzione ha stilato un piano operativo per i bienni 2010-2011 e 2012-2013.

Il CSB è stato diviso in quattro settori: settore catalografico, settore dei “servizi al pubblico”, settore amministrativo e gestione periodici, settore progetti e miglioramento dei servizi.

- SETTORE CATALOGRAFICO: il personale impiegato nei processi di catalogazione procede secondo specifiche assegnazioni di gruppi di materiale bibliografico; i gruppi individuati sono:

• Nuove acquisizioni (comprese le opere destinate alla Ricerca scientifica)

• Recupero del pregresso 1.: catalogazione dei volumi della Sala Lettura

• Recupero del pregresso 2.: catalogazione delle collane più utilizzate dall’utenza e non ancora interamente disponibili su OPAC

• Recupero del pregresso 3.: catalogazione di materiale a scaffale nel deposito librario di vecchia acquisizione

• Recupero del pregresso 4.: catalogazione dei volumi appartenenti alla biblioteca speciale della Scuola di specializzazione

• Donazioni – Fondi speciali: individuazione della donazioni complesse e conseguente piano di catalogazione

• Scambi e doni singoli.

Questo sistema ha permesso nel corso del 2010 e del 2011 di non avere alcuna pendenza sulle nuove acquisizioni ed altresì di portare a termine la catalogazione della donazione “Stelio Ritti”, che giaceva dal 2004 nel deposito della Biblioteca; la catalogazione completa delle serie latina e greca de “Les Belles Lettres”; di recuperare alcune opere della Sala Lettura o non affatto presenti sul nostro catalogo o presenti con delle schede errate. La catalogazione di un’altra importante donazione, quella di “Francesco Agostini”, è stata completata, creando un appropriato sistema di collocazione del materiale, suddiviso in sezioni e sono state quasi concluse quelle del Fondo Osvaldo Baldacci e del Fondo Francesco Arnaldi. Sono stati sistematicamente recuperati su OPAC molti libri della Biblioteca della Scuola di specializzazione. Nella programmazione futura di lungo periodo resta come obiettivo primario l’inserimento su catalogo di tutte le nostre donazioni complesse (Fondi speciali) e di tutte le opere che compongono la nostra Sala Lettura.

- SETTORE “SERVIZI AL PUBBLICO”: la buona gestione delle sale aperte al pubblico è una componente essenziale del sistema biblioteca, la qualifica non solo come luogo-veicolo di conoscenza, ma anche come spazio di aggregazione sociale. Il nostro CSB possiede tre sale aperte al pubblico: la Sala di consultazione, la Sala Sijpesteijn, la Sala Fondi Speciali, alle quali si aggiunge una piccola Saletta PC dotata di tre postazioni informatiche per la navigazione in internet e per la consultazione dei CD-rom della biblioteca.

La Sala di lettura dispone di 61 posti a sedere e 3 postazioni informatiche e circa 9000 volumi disposti a scaffale aperto. La collocazione dei volumi non è al momento uniforme, una parte è collocata secondo la CDD ed è anche catalogata, la maggior parte segue un vecchio criterio di collocazione per palchetto e non figura in OPAC. Nel corso del 2010 è stato impostato su foglio elettronico un Registro topografico della Sala, attraverso il quale segnalare tutti i beni librari in essa collocati ed evidenziare, altresì, quali di essi non siano ancora stati catalogati informaticamente (e quindi da inserire nelle procedure di recupero del pregresso), quali siano catalogati ma non collocati adeguatamente secondo lo schema di classificazione Dewey e quali, infine, siano già stati inseriti in OPAC con le corrette classi e la corretta collocazione.

Il Registro topografico della Sala, ancora in fase di revisione, è stato completato e tutte le opere sono state segnalate; il riordino della stessa secondo i criteri prestabiliti (collocazione dei volumi secondo lo schema dalla Classificazione Decimale Dewey) è stato completato, ma ancora non revisionato, e restano da allestire le mappe d’orientamento per l’utenza e da apporre sulle scaffalature le relative etichette. La catalogazione informatica della Sala lettura è pari al 50% del materiale librario totale. Si prevede per tale lavoro un impegno di quasi due anni.

La Sala Sijpeijstein è una sala aperta ad un pubblico ristretto di specialisti e dispone di 16 posti a sedere e 1 postazioni informatica. Essa necessitava di un riordino di alcune sezioni (quella “Papirologica [sez. E]”, quella “Paleografica [sez. FP]” e quella “Epigrafica [sez. FE]”) che è stato progettato su due anni e della riformulazione del documento d’orientamento per la costruzione della stringa di collocazione di tutte le sezioni, che ormai è stata completata.

La Sala Fondi Speciali contiene tre pregiati fondi librari, provenienti da donazione: il Fondo Stelio Ritti, il Fondo Francesco Arnaldi ed il Fondo Francesco Agostini. La Sala, è aperta al pubblico, ma non è ancora dotata di strumenti d’orientamento all’utenza sulle risorse bibliografiche delle quali è dotata e sulla loro disposizione. Sono in fase di elaborazione dei progetti di valorizzazione e promozione.

Il servizio informativo all’utenzaReference- è stato suddiviso in due insiemi: il servizio di base, offerto dal personale addetto all’Ufficio prestito ed il servizio di reference avanzato, ripensato assegnando alle professionalità più elevate dello staff alcuni settori disciplinari, nei quali approfondire la propria competenza, in modo da offrire nel tempo un servizio maggiormente dettagliato e specializzato. Questa strategia, che ha permesso una migliore assistenza al pubblico, è stata particolarmente apprezzata dagli utenti.

La consegna delle tessere della biblioteca, alla quale è stata associata una breve formazione sul suo uso e sulle modalità di accesso ai “Servizi personalizzati” su OPAC, ha rappresentato per molti studenti appena iscritti, e talvolta anche per alcuni docenti, un primo approccio alla struttura ed è divenuto nel corso del tempo una sorta di reference di base.

Il recupero dei libri con prestiti scaduti di lungo periodo non segnalati dal software (sia ordinari sia biennali [ricerca scientifica]) è stato inserito nel settore dei servizi al pubblico perché ha permesso –attraverso l’impostazione di tre documenti (uno per la segnalazione di prestiti scaduti a carico dei docenti, uno a carico degli studenti o di utenza esterna ed uno contenente, purtroppo, volumi smarriti)- sia di informare in tempo reale gli utenti che ne facevano richiesta della loro assenza sia di procedere sistematicamente a contattare i “morosi” e far rientrare i libri in sede. L’esito di questo lavoro, gestito dal personale addetto al prestito locale, con l’ausilio di alcuni tirocinanti, è stato il recupero di 100-150 volumi della Biblioteca, frutto di prestiti cartacei risalenti agli anni 2004-2007 e il rientro dell’80% dei libri acquistati negli anni 2007, 2008 e 2009 sui Fondi di ricerca dei docenti e ad essi assegnati, previa catalogazione, e a norma di regolamento, in prestito biennale.

Il prestito interbibliotecario ed il document delivery sono oramai servizi al pubblico ben avviati; si è voluto tuttavia aggiungere ad essi la creazione di due archivi, uno per gli articoli ricevuti ed uno per quelli inviati (file PDF e fotocopie cartacee) relativi alle transazioni DD, per allestire una banca dati ad uso interno. Inoltre si è sostituito il vecchio sistema di protocollo delle richieste in entrata ed in uscita su supporto cartaceo con un sistema informatico, affiancato da un db delle istituzioni bibliotecarie con le quali i rapporti di scambio di ILL e DD sono più frequenti e che offrono gratuitamente il servizio, così come il nostro CSB.

- SETTORE AMMINISTRATIVO E GESTIONE PERIODICI: l’Ufficio amministrativo dal 2010 garantisce, oltre ai servizi di acquisizione, anche la gestione e l’aggiornamento degli abbonamenti periodici sul catalogo. L’inventariazione dei periodici ed il loro conseguente aggiornamento su OPAC, assegnati alla medesima unità di personale, avvengono in tempo reale, consentendo la consultazione delle ultime annate senza grossi ritardi, la qual cosa per una biblioteca accademica è particolarmente significativa. Inoltre, dalla direzione è stata fatta un’opera di sensibilizzazione del personale verso l’importanza che le donazioni e gli scambi rivestono per la biblioteca ed è stata stabilita su carta una routine di interazione tra i catalogatori, assegnatari delle donazioni, che si occupano anche della stima patrimoniale dei volumi e l’ufficio amministrativo, che con regolarità procede all’acquisizione inventariale di piccoli gruppi di libri.

- SETTORE PROGETTI E MIGLIORAMENTO DELL’OFFERTA DEI SERVIZI: questo settore strategico per la biblioteca è interamente gestito dalla Direzione del CSB ed è un settore in continua evoluzione. Per il biennio 2010-2011 sono stati curati i progetti di tirocinio e di stage, i progetti di finanziamento esterno per la catalogazione e l’ufficio “scambi librari”. Sono stati studiati 11 progetti di lavoro per i nostri studenti che decidono di effettuare il tirocinio obbligatorio nella fase finale del loro percorso di laurea presso la Biblioteca. Ogni studente, nelle 100 ore di formazione, aderisce a due progetti: uno obbligatorio per tutti (quello di assistenza all’Ufficio prestito locale nel recupero dei libri con prestito scaduto e nel riordino del magazzino librario) ed uno a scelta tra i 10 rimanenti. I progetti sono stati pensati in modo da rendere complementare il lavoro degli studenti alle quotidiane incombenze del personale e far sì che essi portino a termine operazioni di controllo e revisione non di routine. Tra i progetti più significativi si segnalano: il riordino delle collane del magazzino (con relativa segnalazione della loro presenza o meno su OPAC); il riordino dei periodici italiani e stranieri con implementazione di un elenco aggiornato delle riviste da stampare e collocare nelle zone di consultazione; la schedatura degli Estratti (n. 2000 circa) della Donazione Francesco Arnaldi su apposito file e successivo ordinamento e collocazione del materiale e collocazione nella Sala Fondi Speciali; lo “svecchiamento” del catalogo cartaceo (controllo delle schedine cartacee, con eliminazione delle schede corrispondenti a record oramai già inseriti nel sistema informatizzato).

L’Ufficio “Scambi librari” del CSB, incluso nel settore del miglioramento dell’offerta dei servizi, è stato fondato nel 2008 e prevede la regolamentazione dei rapporti di scambio reciproco che la nostra biblioteca intrattiene o in modalità regolare (collane e periodici) o in modalità occasionale (monografie) con altri enti ed istituti culturali nazionali e internazionali. I nostri interlocutori sono più di un centinaio, fra i quali figurano a titolo esemplificativo l’Institut national des sciences de l'archéologie et du patri moine del Marocco, l’Universidad de Málaga, l’Universiteitsbibliotheek (Leuven), l’Institut für klassische Philologie dell’Università di Monaco, il Centre Jean Bérard - Bibliothèque «Georges Vallet» di Napoli, la Biblioteca dell’Institutum Romanum Finlandiae di Roma, la Biblioteca della Scuola Normale Superiore di Pisa. L’Ufficio elabora ogni due mesi un registro dei volumi acquisiti comprensivo della stima patrimoniale ed a fine anno produce una relazione sintetica dell’andamento annuale, attraverso il quale è anche possibile stabilire l’ammontare delle entrate. Inoltre, grazie al lavoro dei tirocinanti che hanno aderito al progetto riguardante l’Ufficio scambi, sono stati ordinati e raggruppati tutti i nostri doppioni librari (sia annate di riviste, sia monografie ed atti di convegni) ed è stato elaborato un elenco delle opere che, una volta inserito nel nuovo sito del CSB, sarà un valido strumento da utilizzare per l’attivazione di nuovi scambi con altre istituzioni culturali.


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